Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

2. Hosting

Diese Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) gehostet. Beim Aufruf verarbeitet der Server die technisch nötigen Angaben (angeforderte Adresse, Datum und Uhrzeit, Browserkennung), um die Seite auszuliefern. Alle Anfragen kommen über Cloudflare an (Abschnitt 3). Für diese Website wird kein Zugriffsprotokoll geführt und die IP-Adresse der Besucher nicht gespeichert. Protokolliert werden nur Fehler des Webservers; dieses Protokoll ist in der Größe begrenzt und wird fortlaufend überschrieben. Vor dem Kundenportal und der Online-Terminbuchung (Abschnitte 6b, 6c) und weiteren eigenen Diensten auf demselben Server liegt ein Webserver, der die Anfragen verteilt. Er führt ein Zugriffsprotokoll mit gekürzter IP-Adresse (bei IPv4 ohne die letzte Zahlengruppe, bei IPv6 nur die ersten 48 Bit), Zeitpunkt, aufgerufener Adresse ohne Parameter und ohne darin enthaltene Zugangscodes, Statuscode, Browserkennung und verweisender Seite ohne Parameter; bei Fehlern kommt ein Fehlerprotokoll hinzu, das die aufgerufene Adresse vollständig samt Parametern und die verweisende Seite enthält, aber keine IP-Adresse der Besucher. Beide werden täglich in eine neue Datei geschrieben und nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht; das Aktivitätsprotokoll des Kundenportals (Abschnitt 6c) bleibt davon unberührt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb). Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Die Server stehen in Deutschland.

Zur Abwehr von Angriffen und zur Nachvollziehbarkeit von Anmeldungen am Server werden Anmelde- und Systemprotokolle (Zeitpunkt, Benutzerkennung, ausgeführte Administrationsbefehle, IP-Adresse des anmeldenden Rechners) sowie Meldungen der Firewall über abgewiesene Verbindungen (dabei die IP-Adresse der Gegenstelle) höchstens 30 Tage gespeichert und danach automatisch überschrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

3. Cloudflare (CDN & Sicherheit)

Die Website wird über Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) als Content Delivery Network und zum Schutz vor Angriffen ausgeliefert. Alle Anfragen laufen über Server von Cloudflare; dabei werden die IP-Adresse, die angeforderte Adresse, die Browserkennung und Zeitangaben verarbeitet. Zur Abwehr automatisierter Angriffe kann Cloudflare beim Seitenaufruf ein kurzes Prüfskript ausführen, das Merkmale des Browsers auswertet; es setzt keine Werbe- oder Tracking-Cookies. Die Aufbewahrung dieser Daten bei Cloudflare richtet sich nach deren Löschfristen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, für das Prüfskript zusätzlich § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (Schutz des Dienstes). Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Daten können dabei in die USA übermittelt werden; Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO), ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: Cloudflare Datenschutzerklärung (öffnet in neuem Fenster).

4. Cloudflare Turnstile

Das Kontaktformular, der KI-Chat, die KI-Demo (Abschnitt 6a) und die Formulare für Widerruf und Kündigung (Abschnitt 6h) sind durch Cloudflare Turnstile vor automatisierten Anfragen (Bots) geschützt; bei Chat und Demo läuft die Prüfung je Nachricht. Dazu lädt die Seite ein Skript von challenges.cloudflare.com, das technische Merkmale des Browsers (etwa Browserkennung, Spracheinstellung, Bildschirm- und Leistungsmerkmale) sowie die IP-Adresse an Cloudflare übermittelt, um menschliche Nutzer von Bots zu unterscheiden. Es werden keine Cookies zu Werbezwecken gesetzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch und Spam); der Zugriff auf das Endgerät dient dem Schutz des Dienstes (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Cloudflare verwendet diese Signale nach eigenen Angaben auch, um die eigene Bot-Erkennung zu verbessern, und ist dafür selbst verantwortlich (Turnstile-Datenschutzhinweise (öffnet in neuem Fenster)). Daten können dabei in die USA übermittelt werden; Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln.

5. Reichweitenmessung

Um zu sehen, wie oft die Seite besucht wird und welche Inhalte gelesen werden, lädt ein Teil der Seiten beim Aufruf ein unsichtbares Zählbild von der eigenen Besucherstatistik (GoatCounter). Es läuft kein Zählskript, im Browser wird nichts ausgelesen oder gespeichert, und es werden keine Cookies gesetzt.

Eigene Besucherstatistik (GoatCounter). Die quelloffene Software GoatCounter wird unter stats.meluciolabs.de selbst betrieben, auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland; es findet keine Übermittlung in ein Drittland statt. Erfasst wird die aufgerufene Seite, die im Zählbild fest eingetragen ist. Der Server leitet aus der Anfrage Browser und Betriebssystem sowie das Land ab, das zur IP-Adresse gehört. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Um mehrere Aufrufe eines Besuchs nicht doppelt zu zählen, wird aus IP-Adresse und Browserkennung ein Prüfwert gebildet, der nur im Arbeitsspeicher liegt und nach wenigen Stunden verworfen wird. Ausgewertet werden nur zusammengefasste Zahlen; die Zähldaten enthalten keine Angabe, die auf eine Person zurückführt, und werden deshalb ohne feste Löschfrist aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Gegen die Reichweitenmessung kann jederzeit Widerspruch eingelegt werden (Art. 21 DSGVO), dazu genügt eine formlose Nachricht an die verantwortliche Stelle. Das Zählbild lässt sich außerdem mit gängigen Inhaltsblockern unterbinden, die Seite funktioniert dann unverändert.

6. Kontaktaufnahme und Kontaktformular

Bei einer Kontaktaufnahme über das Formular oder per E-Mail werden die übermittelten Angaben (Nachricht und gewählte Kategorie, optional Name und E-Mail-Adresse für Rückfragen) verarbeitet, um die Anfrage zu bearbeiten. E-Mails an Adressen dieser Domain nimmt Cloudflare Email Routing entgegen und reicht sie direkt an das eigene Ticket-System im Kundenportal weiter (Server bei Hetzner in Deutschland); eine Weiterleitung an ein fremdes Postfach findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Über den Eingang einer Anfrage kann eine automatische Empfangsbestätigung per E-Mail versendet werden.

6a. KI-Chat („Dave") und KI-Demo

Auf dieser Website steht ein KI-gestützter Chat zur Verfügung. Die eingegebenen Nachrichten werden zur Beantwortung an einen selbst betriebenen Dienst auf der Infrastruktur von Cloudflare übermittelt (Workers, Workers AI) und dort verarbeitet. Die Modellaufrufe dieses Dienstes laufen über Cloudflare AI Gateway, das hier nur Zählwerte wie Anzahl und Umfang der Anfragen festhält, nicht deren Inhalt. Cloudflare nutzt die Inhalte nach eigenen Angaben nicht, um KI-Modelle zu trainieren oder eigene oder fremde Dienste zu verbessern (Angaben von Cloudflare zur Datennutzung (öffnet in neuem Fenster)). Jede Nachricht wird vorher durch Cloudflare Turnstile geprüft (Abschnitt 4).

Gespeichert werden Fragen und Antworten ohne IP-Adresse und ohne Konto, ausschließlich um die Antworten zu verbessern. Dazu kommt eine zufällige Sitzungskennung, die der Browser je Tab erzeugt und bis zum Schließen des Tabs behält. Sie fasst die Fragen eines Besuchs zu einem Gespräch zusammen, damit die Auswertung den Zusammenhang erkennt; mit der IP-Adresse oder einer Person wird sie nicht verknüpft. Personenbezug entsteht nur, wenn im Text selbst persönliche Angaben stehen; deshalb sollten in den Chat keine sensiblen personenbezogenen Daten eingegeben werden. Die Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Für den Fall eines Datenverlusts wird täglich eine Sicherungskopie angelegt (Cloudflare R2 und ein eigener Server in Deutschland); sie wird fortlaufend ersetzt, sodass ein Eintrag spätestens 30 Tage nach seiner Löschung auch aus allen Sicherungen verschwunden ist. Gegen massenhafte Anfragen wird je Tag gezählt, wie viele Nachrichten von einem Anschluss kommen; dafür wird aus der IP-Adresse ein Prüfwert gebildet (nicht die Adresse selbst gespeichert) und nach zwei Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

KI-Demo: Auf der Seite KI-Demo lassen sich drei Assistenten ausprobieren. Der Persona-Baukasten (ein erfundener Beispiel-Betrieb) und Dave laufen über denselben Dienst wie oben; für sie gilt alles in diesem Abschnitt, auch die Sitzungskennung. Beim Assistenten „Menelaus“, einer Romanfigur, reicht dieser Dienst die Nachricht, die letzten Schritte des Gesprächs, die gewählte Sprache, den gewählten Lesestand und die Sitzungskennung an einen zweiten selbst betriebenen Dienst weiter, ebenfalls bei Cloudflare (Workers, Workers AI). Dessen Modellaufrufe laufen über ein eigenes Cloudflare AI Gateway, das ebenfalls nur Zählwerte wie Anzahl und Umfang der Anfragen festhält, nicht deren Inhalt. Im eigenen Protokoll dieses Dienstes werden Frage, Antwort, Sprache, die angezeigten Verweise und die Sitzungskennung ohne IP-Adresse und ohne Konto gespeichert, um die Antworten zu verbessern, und nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Auch davon wird täglich eine Sicherungskopie angelegt (Cloudflare R2 und ein eigener Server in Deutschland). Die tägliche Zählung gegen massenhafte Anfragen übernimmt für alle drei Assistenten der erste Dienst, wie oben beschrieben. Rechtsgrundlage ist auch hier Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger: Die genannten Dienste von Cloudflare (Workers, Workers AI, AI Gateway, die Datenbank D1 für die Protokolle und der Speicher R2 für die Sicherungskopien) betreibt Cloudflare, Inc. als Auftragsverarbeiter. Es gelten der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Angaben zur Übermittlung in die USA aus Abschnitt 3 (EU-US Data Privacy Framework, ergänzend EU-Standardvertragsklauseln).

Wird im Chat eine Anfrage an David gesendet, werden die dabei angegebenen Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, ggf. Name und Telefonnummer) und der Gesprächsverlauf nur nach ausdrücklicher Einwilligung gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und zur Bearbeitung der Anfrage verwendet. Solche Anfragen werden nach der Bearbeitung gelöscht, spätestens aber nach einem Jahr. Die Einwilligung lässt sich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Kontakt siehe Abschnitt 1).

Wie die Protokolle geschwärzt ausgewertet werden, steht in Abschnitt 6f.

6b. Online-Terminbuchung

Rollen: Für die Buchungsdaten bei einem Betrieb ist der Betrieb der Verantwortliche im Sinne der DSGVO (Art. 13 Abs. 1 lit. a); MelucioLabs verarbeitet diese Daten in dessen Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO (Abschnitt 10 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Betrieb). Anfragen zu den eigenen Buchungsdaten richten sich deshalb an den Betrieb, bei dem gebucht wurde. Für den Aufruf und die Sicherheit der Seite selbst bleibt MelucioLabs verantwortlich (Abschnitte 2 bis 4).

Über die Online-Terminbuchung (termine.meluciolabs.de sowie auf Kundenseiten eingebundene Buchungsseiten) werden die bei der Buchung angegebenen Daten verarbeitet (Name, E-Mail-Adresse, gewählte Leistung und Termin, je nach Leistung auch Telefonnummer, Adresse und Anmerkungen), um den Termin zu vereinbaren und durchzuführen. Dazu gehören Bestätigungs-, Erinnerungs- und Absage-E-Mails. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Durchführung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Anschrift bei Terminen vor Ort: Findet ein Termin an der angegebenen Anschrift statt, werden daraus Entfernung und Fahrzeit berechnet, um Anfahrt und Zeitplanung zu ermitteln. Die Berechnung läuft ausschließlich auf selbst betriebenen Servern in Deutschland; die Anschrift geht an keinen Kartendienst. Das Kartenmaterial stammt von OpenStreetMap und liegt als Kopie auf diesen Servern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gespeichert bleibt die Anschrift beim Termin, nicht bei den Geodiensten.

Kalender des Betriebs: Hat der Betrieb, bei dem gebucht wird, einen eigenen Google Kalender mit dem Portal verbunden, wird ein bestätigter Termin dort eingetragen: mit der gebuchten Leistung, dem Namen, der E-Mail-Adresse und der Telefonnummer sowie der Terminzeit; erscheint ein Gast nicht, wird das im Titel des Eintrags vermerkt. Anmerkungen zur Buchung werden über diese Verbindung nicht übermittelt. Empfänger ist der Kalenderanbieter des Betriebs (Google Ireland Ltd. mit Google LLC, USA); dabei können Daten in die USA übermittelt werden, gestützt auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework. Verantwortlich für diese Verbindung ist der jeweilige Betrieb; Näheres steht in dessen Datenschutzhinweisen und in Abschnitt 6d.

Warteliste: Bei einer Eintragung auf die Warteliste werden Name und E-Mail-Adresse gespeichert, um über einen frei werdenden Platz zu benachrichtigen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Jede Wartelisten-E-Mail enthält einen Link zum Austragen; damit wird der Eintrag gelöscht.

Anmeldung per E-Mail-Link: Auf Wunsch lässt sich auf der Buchungsseite eine Anmeldung anfordern. Dazu wird ein kurzlebiger Anmeldelink (15 Minuten gültig) an die angegebene E-Mail-Adresse geschickt, sofern zu ihr Buchungen vorliegen; auf Wunsch (Häkchen im Buchungsformular) kommt der Link auch direkt nach einer Buchung. Erst der Klick auf den Link meldet an. Nach dem Klick wird ein technisch notwendiges Cookie gesetzt, das die Sitzung für bis zu 30 Tage dem verwendeten Gerät zuordnet; es enthält nur eine zufällige Kennung. Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 25 Abs. 2 TDDDG (technisch erforderlich, kein Einwilligungsbanner nötig). Mit dem Abmelden auf der Buchungsseite wird das Cookie gelöscht.

Termin-Erinnerung per Push-Nachricht: Auf Geräten mit installierter Buchungs-App kann eine Erinnerung an bevorstehende Termine aktiviert werden. Das geschieht ausschließlich nach ausdrücklicher Erlaubnis im Browser (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dabei wird eine technische Empfangsadresse des Browsers gespeichert; die Zustellung läuft über den Push-Dienst des jeweiligen Browser-Herstellers (z. B. Google, Mozilla oder Apple), wobei Daten in die USA übermittelt werden können. Die Erinnerung enthält Datum, Uhrzeit und die gebuchte Leistung. Die Erlaubnis lässt sich jederzeit in den Browser- oder Geräteeinstellungen widerrufen; nicht mehr erreichbare Empfangsadressen werden automatisch gelöscht.

Installation als App: Die Buchungsseite lässt sich auf dem Startbildschirm ablegen. Der Browser speichert dabei Bestandteile der Seite lokal auf dem Gerät, damit sie schneller lädt. Diese lokale Speicherung ist technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG) und lässt sich durch Entfernen der App bzw. Löschen der Website-Daten im Browser beenden.

6c. Kundenportal

Kundinnen und Kunden von MelucioLabs erhalten Zugang zum Kundenportal (portal.meluciolabs.de). Dort werden die zur Vertragsdurchführung nötigen Daten verarbeitet (Stammdaten, Rechnungen, Angebote, Nachrichten, je nach gebuchten Bausteinen weitere Inhalte). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Anmeldung nutzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie mit einer zufälligen Kennung (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Speicherdauer: Stammdaten, Nachrichten und Inhalte der gebuchten Bausteine bleiben für die Dauer des Vertrags gespeichert. Was nach Vertragsende mit ihnen geschieht, regeln die Geschäftsbedingungen, Abschnitt 9. Rechnungen und Buchungsbelege werden acht Jahre, die Buchungen und Aufzeichnungen dazu zehn Jahre, Angebote, Auftragsbestätigungen und übrige Geschäftsbriefe sechs Jahre aufbewahrt, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (§ 147 AO, § 14b UStG; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Anerkennung des Vertrags zur Auftragsverarbeitung: Betriebe, für die im Portal personenbezogene Daten verarbeitet werden, erkennen dort den Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen an. Festgehalten werden dabei Zeitpunkt, angemeldetes Konto, der angegebene Name, die Liste der gebuchten Bausteine, der bestätigte Wortlaut, je eine Prüfsumme der beiden angezeigten Dokumente und die IP-Adresse. Zweck ist der Nachweis, dass und in welcher Fassung der Vertrag geschlossen wurde (Art. 28 Abs. 3 und 9, Art. 5 Abs. 2 DSGVO; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Die volle IP-Adresse bleibt 90 Tage gespeichert und wird danach gekürzt wie im Aktivitätsprotokoll (bei IPv4 ohne die letzte Zahlengruppe, bei IPv6 nur die ersten 48 Bit) oder, wenn sie sich nicht als Adresse lesen lässt, entfernt. Die übrigen Angaben bleiben als Vertragsnachweis für die Dauer des Vertrags und danach, solange aus der Auftragsverarbeitung Ansprüche geltend gemacht werden können, in der Regel drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet (§§ 195, 199 BGB); gelöscht wird danach von Hand.

Zustimmung zur Regelung zur Auftragsverarbeitung in den Geschäftsbedingungen: Für Verträge, die vor dem 7. Oktober 2026 geschlossen wurden, lässt sich der Regelung in Abschnitt 10 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen gesondert zustimmen. Bei einer Zustimmung im Portal werden Zeitpunkt, angemeldetes Konto, der Name, die Fassung der Bedingungen (Datum) mit einer Prüfsumme des Dokuments, an der sich später erkennen lässt, welcher Text galt, der bestätigte Wortlaut und die IP-Adresse festgehalten. Geht die Zustimmung in Textform ein (Brief, E-Mail, Fax oder auf anderem Weg in Textform), werden statt Konto und IP-Adresse Datum und Art des Schreibens, eine kurze Notiz dazu, der Name der zustimmenden Person, der Zeitpunkt des Eintrags und wer es eingetragen hat gespeichert. Zweck ist der Nachweis, dass und in welcher Fassung zugestimmt wurde (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Person selbst Vertragspartner ist, sonst lit. f: Interesse am Nachweis der Vertragsänderung). Die volle IP-Adresse bleibt 90 Tage gespeichert und wird danach gekürzt wie bei der Anerkennung des Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Die übrigen Angaben bleiben als Vertragsnachweis für die Dauer des Vertrags und danach in der Regel drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der letzte betroffene Vertrag endet (§§ 195, 199 BGB); gelöscht wird danach von Hand.

Anschriften in Kalender und Fahrtenbuch: Entfernung und Fahrzeit zu einer im Portal hinterlegten Anschrift werden ausschließlich auf selbst betriebenen Servern in Deutschland berechnet; es gilt das unter 6b zur Anschrift Gesagte.

Kontoauszüge: Lädt ein Betrieb Kontoauszüge hoch (Buchhaltung, Kontoauszug-Import), verarbeitet MelucioLabs die darin enthaltenen Daten Dritter (Buchungsdatum, Betrag, Name und IBAN der Gegenseite, Verwendungszweck) nur im Auftrag des Betriebs; Auskunfts- und Informationspflichten liegen beim Betrieb. Es gibt keine Bankanbindung und keinen Abruf beim Kreditinstitut.

Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys: Auf Wunsch lässt sich die Anmeldung zusätzlich absichern, mit einem Code aus einer Authenticator-App und ergänzend mit einem Passkey. Mit einem Passkey ist auch die Anmeldung ganz ohne Passwort möglich; das Gerät verlangt dabei immer Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN. Für den Code wird ein Geheimnis verschlüsselt gespeichert, dazu zehn Ersatzcodes nur als Prüfwert. Bei einem Passkey prüft das eigene Gerät Fingerabdruck, Gesicht, Windows Hello, Geräte-PIN oder Sicherheitsschlüssel selbst; biometrische Daten werden weder übertragen noch gespeichert. Gespeichert werden nur die Kennung des Passkeys, sein öffentlicher Schlüssel, ein Zählerstand, die Übertragungswege (etwa USB oder im Gerät eingebaut), die vom Gerät gemeldete Anbieterkennung (etwa „Google Passwortmanager“ oder „Windows Hello“), ob der Passkey über mehrere Geräte synchronisiert wird, der selbst vergebene Name, das Anlagedatum sowie die Zeitpunkte der letzten Nutzung und der ersten Anmeldung ohne Passwort. Auf dem Gerät, mit dem zuletzt ein Passkey benutzt oder eingerichtet wurde, bleibt dessen Kennung zusätzlich im Speicher des Browsers, damit die nächste Anmeldung ohne Kontoauswahl beginnt (Abschnitt 8). Zweck ist der Schutz des Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, Art. 32 DSGVO). Die Angaben werden gelöscht, sobald der Passkey entfernt oder die Zwei-Faktor-Anmeldung abgeschaltet wird, spätestens mit dem Konto.

Aktivitätsprotokoll: Zugriffe im Portal werden protokolliert: neben Änderungen auch das Ansehen von Vorgängen und das Herunterladen von Dateien, jeweils mit Zeitpunkt, angemeldetem Konto, IP-Adresse sowie Art und Kennung des betroffenen Eintrags, nicht mit dessen Inhalt. Zweck sind die Sicherheit des Portals und die Nachvollziehbarkeit von Zugriffen im Streitfall (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die volle IP-Adresse bleibt 90 Tage gespeichert; danach wird sie gekürzt (bei IPv4 ohne die letzte Zahlengruppe, bei IPv6 nur die ersten 48 Bit) oder, wenn sie sich nicht als Adresse lesen lässt, entfernt, sodass grobe Herkunft und Missbrauchsmuster erkennbar bleiben, der einzelne Anschluss aber nicht mehr. Zum selben Zeitpunkt wandern die Einträge aus der laufenden Ansicht in ein Archiv. Gelöscht werden die Einträge drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind, entsprechend der regelmäßigen Verjährungsfrist; ein Eintrag aus 2026 also ab dem 1. Januar 2030. Länger, nämlich fünf Jahre nach Ende des Entstehungsjahres, bleiben Einträge, die eine Vertragserklärung oder Vertragsänderung belegen und für die es keinen gesonderten Nachweis gibt: eine in der Verwaltung erfasste Kündigung samt Versand der Bestätigung oder des Kündigungsschreibens, die Annahme eines Angebots durch die Verwaltung, die Korrektur eines Vertrags, die Verlängerung einer Laufzeit und die Fortsetzung eines Vertrags. Eine solche Erklärung wirkt längstens bis in das übernächste Jahr; Ansprüche daraus verjähren drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§§ 195, 199 BGB). Zehn Jahre nach Ende des Entstehungsjahres bleiben Einträge, die Änderungen an der Buchhaltung eines Kunden belegen, etwa das Löschen einer Buchung oder die Änderung eines Steuersatzes, weil sie mindestens so lange nachvollziehbar sein müssen wie die Buchung selbst; nach § 147 AO sind Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht, und einheitlich gilt die längere Frist. Zweck ist insoweit der Nachweis dieser Vorgänge zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen und zur Erfüllung steuerlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Einsehbar ist das Protokoll der letzten 90 Tage für die Verwaltung des jeweiligen Kundenkontos; sie kann es einschließlich des Archivs als Datei herunterladen.

Postausgang: Jede E-Mail, die das Portal im Namen des Kunden verschickt, wird protokolliert: Empfänger, Betreff, Anlass, Zeitpunkt, Erfolg oder Fehlergrund sowie der versendete Inhalt. Zweck ist der Nachweis, dass eine Nachricht tatsächlich hinausgegangen ist, und die Fehlersuche bei fehlgeschlagener Zustellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Einsehbar ist der Postausgang nur im Konto des jeweiligen Kunden. Die Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht; die Nachricht selbst bleibt in ihrem Vorgang, solange der Vorgang besteht.

Benachrichtigungen: Auf Wunsch lassen sich Push-Benachrichtigungen aktivieren (z. B. neue Nachricht, neue Bestellung). Das geschieht ausschließlich nach ausdrücklicher Erlaubnis im Browser (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); es gilt das unter 6b zu Push-Nachrichten Gesagte entsprechend. Die Erlaubnis lässt sich jederzeit widerrufen, nicht mehr erreichbare Empfangsadressen werden automatisch entfernt und dieser Vorgang wird protokolliert. Lehnt der Push-Dienst die Zustellung an ein Gerät ab, wird das je Gerät gezählt (Anzahl, erster und letzter Zeitpunkt), damit ein vorübergehender Fehler nicht sofort zum Austragen führt; nach fünf Ablehnungen über mindestens 24 Stunden wird die Empfangsadresse entfernt. Eine erfolgreiche Zustellung oder eine neue Anmeldung des Geräts löscht den Zähler.

Wie bei der Fehlersuche nur Zahlen und Statuswerte ausgewertet werden, steht in Abschnitt 6f.

6d. Verbindung mit einem Google-Konto

Wer im Kundenportal seinen Kalender oder seine Kontakte mit einem Google-Konto verbinden möchte, kann das freiwillig tun. Ohne diese Verbindung ist das Portal vollständig nutzbar; sie ist ein Zusatz und keine Voraussetzung.

Wird sie hergestellt, fragt Google in einem eigenen Zustimmungsbildschirm ab, worauf zugegriffen werden darf. Angefordert wird ausschließlich:

• Kalender (calendar.readonly, calendar.events): Mit calendar.readonly werden freie und belegte Zeiten erkannt sowie Titel, Ort, Beschreibung und Zeit der Termine aus den Kalendern des verbundenen Kontos gelesen, um sie in der Planer-Ansicht des Portals neben den eigenen Terminen anzuzeigen. Mit calendar.events werden Termine im Hauptkalender angelegt, geändert und gelöscht.
• Kontakte (contacts.readonly), um vorhandene Kontakte lesend zu übernehmen, statt sie abzutippen (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Firma, Notizen und Geburtstag). Es wird nichts an Google zurückgeschrieben.

Was damit geschieht: Die aus dem Google-Konto gelesenen Daten werden ausschließlich für die genannten Zwecke im Portal verwendet, also für Terminabgleich und Kontaktübernahme. Sie werden nicht für Werbung genutzt, nicht verkauft, nicht an Dritte weitergegeben und nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Was an Google geht: Ist ein Kalender verbunden, wird jeder bestätigte Termin aus der Online-Terminbuchung dort eingetragen: mit der gebuchten Leistung und dem Namen des Gastes im Titel, seiner E-Mail-Adresse und Telefonnummer in der Beschreibung sowie Beginn und Ende. Erscheint ein Gast nicht, wird das im Titel des Eintrags vermerkt. Anmerkungen des Gastes werden über diese Verbindung nicht übermittelt, sie bleiben im Portal. Wird ein Termin abgesagt oder im Portal gelöscht, entfernt das Portal den Eintrag wieder; gelingt das nicht, etwa weil die Verbindung inzwischen getrennt ist, bleibt er im Kalender des Betriebs. Auch Termine, die der Betrieb selbst im Portal-Kalender anlegt, werden übertragen, mit Titel, Beschreibung, Ort und Erinnerungszeiten, so wie sie eingetragen wurden. Empfänger ist Google Ireland Ltd.; eine Verarbeitung durch Google LLC in den USA ist möglich und stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework. Ab dem Eintrag gelten für diese Daten die Bedingungen des eigenen Google-Kontos. Wer ein privates Google-Konto verbindet, hat mit Google keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung; für geschäftlich genutzte Kundendaten ist ein Google-Workspace-Konto der passende Rahmen.

Kalender-Abo, der Weg ohne Google-Konto: Wer die Termine im eigenen Kalender sehen möchte, ohne ein Konto bei einem Kalenderanbieter zu verbinden, nutzt das Kalender-Abo der Terminbuchung. Dazu wird im Portal eine Abo-Adresse erzeugt und im Kalenderprogramm des eigenen Geräts eingetragen; das Programm ruft die Termine dann unmittelbar bei MelucioLabs ab, neue Buchungen erscheinen von selbst und Absagen verschwinden wieder. Das Abo enthält neben Leistung, Name und Terminzeit auch Anmerkungen des Gastes, interne Vermerke und bei Terminen vor Ort die Anschrift. Die Adresse wirkt wie ein Schlüssel und lässt sich im Portal jederzeit neu erzeugen oder abschalten. Wird sie statt im Kalenderprogramm des Geräts bei einem fremden Kalenderdienst im Netz eingetragen, ruft dieser die Daten ab; das sollte unterbleiben, wenn Gäste Angaben zur Gesundheit machen können.

Was gespeichert wird: Auf dem Server liegen der Zugriffs- und der Erneuerungsschlüssel (Token) in verschlüsselter Form sowie die Kennung des verbundenen Kalenders. Termine aus den Kalendern des verbundenen Kontos werden zur Anzeige abgerufen und nicht als Kopie im Portal gespeichert; gespeichert bleiben nur die im Portal angelegten Termine (Titel, Zeit und Kennung des Eintrags), und zwischengespeicherte Belegtzeiten werden regelmäßig überschrieben. Kontaktdaten werden nur übernommen, wenn die Übernahme im Portal ausdrücklich per Klick ausgelöst wird („Jetzt übernehmen“); das Verbinden allein überträgt keine Kontakte.

Wie lange: Bis die Verbindung getrennt wird. Die Token werden dann unverzüglich gelöscht, spätestens jedoch 30 Tage nach Vertragsende zusammen mit den übrigen Portaldaten.

Wie sich der Zugriff widerrufen lässt: Jederzeit auf zwei Wegen: im Portal dort, wo die Verbindung hergestellt wurde (Kalender beziehungsweise Kontakte), oder unmittelbar bei Google unter myaccount.google.com/permissions (öffnet in neuem Fenster). Der Widerruf wirkt sofort; bereits übernommene Kontakte und im Portal angelegte Termine bleiben im Portal und lassen sich dort löschen.

Die Nutzung von Google-Nutzerdaten durch diese Anwendung richtet sich nach den Google API Services User Data Policy (öffnet in neuem Fenster) einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Verwendung (Limited Use).

MelucioLabs Customer Portal's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy (opens in a new window), including the Limited Use requirements.

6e. Ansprache von Betrieben per Brief

MelucioLabs schreibt Betriebe gelegentlich per Brief an, um eigene Leistungen anzubieten. Der Brief enthält eine kurze technische Auswertung der öffentlichen Website des Betriebs. Werbe-E-Mails oder Anrufe ohne vorherige Einwilligung gibt es nicht.

Welche Daten, aus welcher Quelle: Firma beziehungsweise Name und Anschrift aus dem Impressum der Website des Betriebs; Telefonnummer und E-Mail-Adresse werden nicht erhoben, ein Brief braucht sie nicht. Dazu kommen die Adresse der Website, technische Messwerte dieser Website (zum Beispiel Ladezeit, Verschlüsselung, Angaben für Suchmaschinen), das Datum des Abrufs, des Briefs und einer Antwort sowie nach einem Widerspruch ein Sperrvermerk. Kopien der Seiten werden nicht aufbewahrt.

Zweck und Rechtsgrundlage: Werbung für eigene Leistungen per Post. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse ist die Ansprache von Betrieben, deren Website sich mit diesen Leistungen verbessern ließe (Direktwerbung, Erwägungsgrund 47 DSGVO).

Wo die Daten liegen und wer sie erhält: Die Anschrift wird von einem eigenen Programm aus dem Impressum gelesen und nur auf dem Arbeitsrechner von MelucioLabs gespeichert; sie liegt nicht im Kundenportal und in keinem Cloud-Speicher. Die Seiten werden mit eigener Software abgerufen, ohne weiteren Dienstleister. Empfänger sind die Deutsche Post AG (Zustellung des Briefs) und Anthropic Ireland, Limited, mit Verarbeitung auch in den USA (nur pseudonymisierte technische Messwerte, siehe unten).

Auswertung mit Claude: Für die Auswertung wird Claude (Anthropic Ireland, Limited) eingesetzt. Vorher ersetzt eigene Software auf dem Arbeitsrechner die Adresse der Website und ihrer Unterseiten durch eine Kennung, ebenso die Adressen anderer, nicht allgemein bekannter Websites sowie Namen, Anschrift, Ort und E-Mail-Adressen. Claude erhält nur diese pseudonymisierten technischen Messwerte, etwa Ladezeiten, Statuscodes und die Namen eingebundener bekannter Dienste. Name, Anschrift, Impressum, Datenschutzerklärung und Seitentexte verlassen den Arbeitsrechner nicht, ebenso wenig die Zuordnung der Kennung. Die Werte sind so bearbeitet, dass Anthropic sie keinem Betrieb und keiner Person zuordnen kann (vgl. EuGH, Urteil vom 04.09.2025, C-413/23 P). Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Anthropic besteht nicht. Anthropic kann die Werte auch in den USA verarbeiten.

Speicherdauer: Geht innerhalb eines Monats nach dem Abruf kein Brief hinaus, wird die Anschrift gelöscht. Kommt auf einen Brief keine Antwort, wird sie drei Monate danach gelöscht. Das Programm wendet diese Fristen bei jedem Aufruf selbst an. Nach einem Widerspruch bleibt nur ein Sperrvermerk, damit keine weitere Werbung folgt (Art. 21 Abs. 3 DSGVO).

6f. Auswertung mit Claude (Chat-Protokolle, Belege, Anfragen)

Bei der Auswertung der Protokolle des KI-Chats (6a), beim Erfassen von Eingangsrechnungen und bei der Fehlersuche im Kundenportal (6c) hilft Claude, ein KI-Assistent von Anthropic Ireland, Limited. Claude erhält dabei nie die Daten selbst, sondern nur Auszüge, die eigene Software auf dem Arbeitsrechner von MelucioLabs vorher bearbeitet hat:

• Chat-Protokolle: Vornamen, Sätze, in denen sich jemand vorstellt, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Links werden entfernt, in den Fragen außerdem alle Zahlen, in den Antworten Zucker- und Messwerte, Dosen, Gewicht und Alter; die Einheit bleibt stehen. Findet eine Nachkontrolle danach noch solche Angaben, wird die ganze Zeile verworfen.
• Rechnungen von Lieferanten: Kontaktdaten, Bankverbindung und Ansprechpartner werden entfernt. Ist der Lieferant keine Gesellschaft, sondern eine Einzelperson, werden zusätzlich Name, Anschrift und Steuernummern durch eine Kennung ersetzt.
• Fehlersuche im Kundenportal: Claude sieht nur Zahlen, Datumsangaben und Statuswerte, keine Namen, Adressen oder Nachrichtentexte.

Die Zuordnung der Kennungen bleibt auf dem Arbeitsrechner. Die Auszüge sind so bearbeitet, dass Anthropic sie keiner Person zuordnen kann (vgl. EuGH, Urteil vom 04.09.2025, C-413/23 P). Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Anthropic besteht nicht. Anthropic kann die Auszüge auch in den USA verarbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse ist die Verbesserung des KI-Chats und eine fehlerfreie Buchhaltung und Betreuung. Die Auszüge speichert MelucioLabs nicht gesondert; die zugrunde liegenden Daten folgen den Fristen der jeweiligen Abschnitte.

6g. Videogespräch

Für vereinbarte Gespräche gibt es einen Videoraum (meluciolabs.de/v/termin, auch aus dem Kundenportal erreichbar). Er läuft mit Nextcloud Talk auf einer eigenen Nextcloud (cloud.meluciolabs.de) auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Abschnitt 2). Ein Konto ist nicht nötig; teilgenommen wird im Browser.

Verarbeitet werden der beim Betreten angezeigte Name (frei wählbar), Bild und Ton, soweit Kamera und Mikrofon freigegeben sind, Nachrichten im Gesprächs-Chat sowie die IP-Adressen der Beteiligten, die für den Verbindungsaufbau nötig sind. Kamera und Mikrofon fragt der Browser erst nach dem Betreten ab; beides lässt sich im Gespräch jederzeit abschalten. Die Seite des Videoraums und der Gesprächs-Chat laufen wie die übrige Website über Cloudflare (Abschnitt 3). Bild und Ton gehen verschlüsselt direkt zwischen den Beteiligten oder, wenn das Netzwerk es verlangt, über einen Vermittlungsserver (TURN), der auf demselben Server in Deutschland läuft und direkt, ohne Cloudflare, erreicht wird. Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Die Nachrichten im Gesprächs-Chat des Raums werden nach einer Stunde automatisch gelöscht; das gilt für die Chatnachrichten im Raum, nicht für die technischen Protokolle des Servers. Nextcloud schreibt nur bei Warnungen und Fehlern einen Eintrag; er enthält IP-Adresse, Benutzer- bzw. angezeigten Namen, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browserkennung. Daneben führt Nextcloud ein Zugriffsprotokoll über Anmeldungen und Dateivorgänge (Anlegen, Ändern, Verschieben, Löschen, Freigeben) mit Benutzername, IP-Adresse, Zeitpunkt und Dateiname. Der Vermittlungsserver hält zu Verbindungen und Verbindungsfehlern die IP-Adressen der Beteiligten und den Zeitpunkt fest, bei vermittelten Verbindungen auch deren Dauer und eine zeitlich begrenzte technische Zugangskennung. Das Zugriffsprotokoll des Webservers der Nextcloud enthält keine IP-Adresse der Besucher, bei angemeldeten Konten den Benutzernamen. Alle diese Protokolle werden täglich in eine neue Datei geschrieben und nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht. Nextcloud setzt beim Betreten technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Gespräch der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einfachen Gesprächsmöglichkeit ohne Konto). Die technischen Protokolle von Nextcloud und Vermittlungsserver dienen der Fehlersuche und der Abwehr von Missbrauch, das Zugriffsprotokoll zusätzlich der Nachvollziehbarkeit, wer aufzubewahrende Buchungsbelege angelegt oder geändert hat; Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb). Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

6h. Widerruf und Kündigung über die Online-Funktion

Verträge mit MelucioLabs lassen sich über die Knöpfe „Vertrag widerrufen“ und „Verträge hier kündigen“ im Fuß dieser Website widerrufen oder kündigen, auch ohne Anmeldung im Kundenportal. Verarbeitet werden dabei Name, E-Mail-Adresse und die Angabe zum Vertrag, bei einer Kündigung zusätzlich ihre Art und der gewünschte Zeitpunkt, bei einer außerordentlichen Kündigung zusätzlich der angegebene Grund, außerdem Datum und Uhrzeit des Eingangs, die IP-Adresse, das Ergebnis der Prüfung auf Bots (Abschnitt 4), das Ergebnis der Zuordnung zum Vertrag samt interner Fristprüfung und der Text der Eingangsbestätigung. Enthält der Grund freiwillig Angaben zur Gesundheit, werden diese allein zum Nachweis der Kündigung und zur Klärung etwaiger Ansprüche aufbewahrt (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO). Zweck ist, die Erklärung entgegenzunehmen, dem Vertrag zuzuordnen, sie auszuführen, soweit sie eindeutig ist, den Eingang in Textform zu bestätigen und ihn später belegen zu können. Die Prüfung auf Bots hält eine Erklärung nie auf; sie entscheidet nur, ob die Erklärung automatisch ausgeführt oder von Hand bearbeitet wird. Name, E-Mail-Adresse und die Angabe zum Vertrag sind nötig, damit sich die Erklärung zuordnen und bestätigen lässt. Ohne sie ist die Online-Funktion nicht nutzbar; Widerruf und Kündigung per E-Mail an [email protected] oder per Brief bleiben jederzeit möglich.

Eingangsbestätigung: Sie geht per E-Mail hinaus, auf dem in Abschnitt 7 beschriebenen Weg. Ihr Text wird nur bis zum erfolgreichen Versand gespeichert, damit ein gescheiterter Versand nachgeholt werden kann, und danach gelöscht; gelingt der Versand auch nach drei Versuchen nicht, bleibt er bis zur Löschung der Erklärung. Die versendete Bestätigung steht 90 Tage im Postausgang. Eine kurze Meldung mit Art der Erklärung, Vorgangsnummer und zugeordneter Vertragsnummer geht an das Postfach von MelucioLabs, ohne Name, E-Mail-Adresse und Grund; die Angaben selbst sind nur in der Verwaltung des Kundenportals einsehbar.

Rechtsgrundlage für Entgegennahme und Eingangsbestätigung ist bei Verbraucherverträgen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 312k, 356a BGB. Zuordnung und Ausführung dienen der Abwicklung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), bei Erklärungen zu anderen Verträgen und von Personen, die für einen Kunden handeln, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. IP-Adresse und Prüfung auf Bots dienen dem Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Aufbewahrung nach Abschluss des Vorgangs stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt darin, Eingang und Zeitpunkt einer Erklärung im Streitfall belegen und Ansprüche abwehren zu können.

Speicherdauer: Die Angaben werden drei Jahre nach Ende des Jahres gelöscht, in dem die Erklärung eingegangen ist (regelmäßige Verjährung nach §§ 195, 199 BGB). Bei einer Kündigung beginnen die drei Jahre frühestens mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet; endet er am 31. Dezember, mit dem Ende des Folgejahres. So bleibt Raum für die Schlussabrechnung. Die IP-Adresse wird schon 30 Tage nach dem Eingang entfernt; sie dient nur dazu, missbräuchliche Erklärungen in der ersten Zeit erkennen zu können. Bei einer Kündigung gilt außerdem: Solange der zugeordnete Vertrag noch läuft, etwa weil über eine außerordentliche Kündigung noch nicht entschieden ist, bleibt die Erklärung gespeichert. Ist ein Rechtsstreit anhängig, wird die Löschung für die betroffene Erklärung, einschließlich der IP-Adresse, bis zu dessen Abschluss ausgesetzt. Die Löschung läuft täglich automatisch. Wird eine Erklärung automatisch ausgeführt, steht die Änderung am Vertrag zusätzlich im Aktivitätsprotokoll des Kundenportals (Abschnitt 6c), ohne die vollständige IP-Adresse.

Widerrufsknopf der Betriebe: Bieten Betriebe, die das Kundenportal nutzen, auf ihrer Laden- oder Buchungsseite einen Widerrufsknopf an, verarbeitet MelucioLabs die dort eingegebenen Angaben im Auftrag des jeweiligen Betriebs (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich ist in diesem Fall der Betrieb; es gilt dessen Datenschutzerklärung.

6i. Sprachnachrichten zu Text

Bei Sprachnachrichten, die an MelucioLabs geschickt werden, wird der Inhalt mit einem KI-Dienst von Cloudflare in Text umgewandelt und der Text bis zu 48 Stunden zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert; die Audiodatei wird nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auskunft, Löschung und Widerspruch sind jederzeit möglich (Abschnitt 11).

Die Umwandlung übernimmt Cloudflare, Inc. (Workers AI) als Auftragsverarbeiter; dazu wird die Audiodatei an Cloudflare übermittelt. Es gelten der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Angaben zur Übermittlung in die USA aus Abschnitt 3. Cloudflare nutzt die Inhalte nach eigenen Angaben nicht, um KI-Modelle zu trainieren oder eigene oder fremde Dienste zu verbessern (Angaben von Cloudflare zur Datennutzung (öffnet in neuem Fenster)). Das berechtigte Interesse liegt darin, Sprachnachrichten in lesbarer Form bearbeiten und beantworten zu können. Gespeichert werden der Text, zwei vom Inhaber vergebene Angaben (von wem die Nachricht stammt und an wen sie gerichtet ist), Dateiname, Datum, Dauer und Sprache sowie ein Prüfwert der Audiodatei, der keinen Rückschluss auf ihren Inhalt zulässt und nur dem Erkennen einer doppelten Umwandlung dient; auf die gespeicherten Einträge hat nur der Inhaber Zugriff. Die Texte geben wieder, was die Absender gesagt haben, und können deshalb auch Angaben über Dritte enthalten, im Einzelfall auch sensible Angaben, etwa zur Gesundheit. Solche Angaben werden nicht gezielt erhoben und nicht ausgewertet. In den Nachrichten genannte Dritte werden nicht einzeln benachrichtigt, weil das ohne zusätzliche Datenerhebung nicht möglich wäre (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO); an die Stelle tritt diese Information. Die Einträge lassen sich einzeln oder insgesamt löschen und werden auf Verlangen unverzüglich gelöscht, spätestens nach 48 Stunden. In Sicherungskopien bleiben sie bis zu deren turnusmäßiger Überschreibung erhalten.

6j. Chat im Kundenportal

Im Kundenportal lassen sich Nachrichten an MelucioLabs über einen Chat schreiben („Anfrage an David“). Gespeichert werden der Text der Nachricht, der Zeitpunkt, die Zuordnung zum Betrieb und zum schreibenden Benutzerkonto sowie der Lesestand, auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Den Verlauf sehen nur das schreibende Konto und der Inhaber von MelucioLabs; andere Konten desselben Betriebs sehen ihn nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Fragen der Benutzer eines Vertragskunden zur Bedienung beantworten zu können); schreibt ein Vertragspartner selbst, zusätzlich lit. b. Die Daten liegen bei der Hetzner Online GmbH als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 2); die Nutzung des Chats ist freiwillig, Widerspruch ist jederzeit möglich (Abschnitt 11).

Trifft eine neue Nachricht ein, erhält der Inhaber eine Benachrichtigung, je nach seiner Einstellung (wie bei den Tickets) als Push-Mitteilung (über den Push-Dienst des jeweiligen Browsers, z. B. Google, Mozilla oder Apple; Daten können dabei in die USA gelangen, siehe Abschnitt 6b), per E-Mail (Abschnitt 7, bei einer Störung auch über Resend) oder auf beiden Wegen; ohne ausdrückliche Wahl gilt die Push-Mitteilung. Die Push-Mitteilung nennt keinen Betriebsnamen und die E-Mail den Namen des Betriebs, beide aber nicht den Text der Nachricht. Antwortet der Inhaber, geht an den Betrieb eine Push-Mitteilung ohne Text. Push-Mitteilungen gibt es nur nach ausdrücklicher Erlaubnis im Browser (Abschnitte 6b und 6c). Die Nachrichten werden 30 Tage nach dem Schreiben automatisch und endgültig gelöscht, auf Verlangen früher (Abschnitt 11). In Sicherungskopien bleiben sie bis zu deren turnusmäßiger Überschreibung erhalten.

Für Betriebe, für die der Inhaber es freigeschaltet hat, lassen sich in diesem Chat Bilder anhängen (nur JPEG, PNG oder WebP, höchstens drei je Nachricht), zur Unterstützung bei Fragen zur Bedienung, etwa ein Screenshot der Anwendung. Vor dem Absenden ist zu bestätigen, dass es sich um Screenshots der Anwendung handelt und nicht um Fotos von Personen, Befunden, Rezepten, Ausweisen oder Dokumenten Dritter. Jedes Bild wird auf dem Server neu kodiert; dabei werden Metadaten wie Aufnahmeort (GPS), Kameramodell und Aufnahmezeit entfernt. Die Bilder liegen auf dem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Abschnitt 2), sind nur für das schreibende Konto und den Inhaber von MelucioLabs abrufbar, werden an niemanden weitergegeben und von keinem KI-Dienst verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Unterstützung bei der Bedienung). Bilder werden 14 Tage nach dem Hochladen automatisch und endgültig gelöscht, auf Verlangen oder bei einem unzulässigen Inhalt früher. In Sicherungskopien werden die Bilddateien nicht aufgenommen; die Sicherung der Datenbank enthält nur Verweise (Betriebs- und Benutzerkennung, Zeitpunkt, Größe, zufälliger Dateiname), die bis zu deren turnusmäßiger Überschreibung erhalten bleiben.

6k. Hilfe-Assistent im Kundenportal

Im Kundenportal beantwortet ein KI-Assistent Fragen zur Bedienung (Reiter „Hilfe (KI)“ im Chatfenster). Die eingegebene Frage und die letzten Beiträge des laufenden Gesprächs werden an einen selbst betriebenen Dienst bei Cloudflare, Inc. (Workers, Workers AI) übermittelt, der die Antwort erzeugt. Die Modellaufrufe laufen über ein eigenes Cloudflare AI Gateway, das nur Zählwerte wie Anzahl und Umfang der Anfragen festhält, nicht deren Inhalt. Der Assistent erhält keine Daten des Betriebs und weder die Kennung des Betriebs noch des Kontos; zur Berechtigung dient ein kurzlebiges Zugangszeichen, das nur ein Ablaufdatum enthält. Zur Prüfung von Ton und Richtigkeit werden die einzelne Frage und die Antwort ohne Angabe von Betrieb, Konto oder IP-Adresse in einer Datenbank bei Cloudflare (Region EU) gespeichert und nach 30 Tagen automatisch gelöscht; Cloudflare hält Datenbankstände technisch bedingt bis zu 30 Tage zusätzlich zur Wiederherstellung vor, ein Zugriff darauf erfolgt nicht. Einsehbar sind sie nur für den Inhaber. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, Anschriften, Links und längere Zahlenfolgen werden vor dem Speichern unkenntlich gemacht; Namen lassen sich nicht zuverlässig erkennen. Fragen, die Gesundheit, Krisen, Recht, Steuer, Preise oder Kundendaten berühren, und Fragen, auf die der Assistent mit einer festen Antwort verweist, werden nicht gespeichert; erkannt werden sie automatisch, aber nicht lückenlos. Da weder Betrieb noch Konto gespeichert werden, kann ein einzelner Eintrag nur gefunden werden, wenn Datum und Wortlaut der Frage genannt werden; auf diese Angaben hin lässt sich der Eintrag finden und löschen (Art. 11 Abs. 2 DSGVO), ohne sie ist eine Zuordnung nicht möglich, Auskunft, Berichtigung und Übertragung scheiden dann aus. Der Dienst selbst speichert darüber hinaus keine IP-Adressen auf dem Server; die Aufrufprotokolle von Cloudflare Workers sind abgeschaltet. Technisch bedingt verarbeitet Cloudflare die IP-Adresse bei der Übermittlung der Anfrage und kann sie im Rahmen eigener Sicherheits- und Betriebsprotokolle kurzzeitig vorhalten (Abschnitt 3). Der Verlauf bleibt im Speicher des Browsers, bis der Tab geschlossen wird (Abschnitt 8). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Fragen zur Bedienung sofort beantworten und die Antworten prüfen zu können). Die Nutzung des Assistenten ist freiwillig; Widerspruch ist jederzeit möglich (Abschnitt 11). Eingaben sollten keine Namen, Kontaktdaten, Gesundheitsangaben oder sonstigen Angaben zu Personen enthalten (Hinweis am Eingabefeld).

Es gelten der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Angaben zur Übermittlung in die USA aus Abschnitt 3. Cloudflare nutzt die Inhalte nach eigenen Angaben nicht, um KI-Modelle zu trainieren oder eigene oder fremde Dienste zu verbessern (Angaben von Cloudflare zur Datennutzung (öffnet in neuem Fenster)). Antworten des Assistenten sind als KI-erzeugt gekennzeichnet (sichtbarer Hinweis im Chat sowie maschinenlesbare Kennzeichnung jeder KI-erzeugten Antwort, Art. 50 Abs. 1 und 2 KI-VO) und können Fehler enthalten; Rechts-, Steuer- und Gesundheitsfragen beantwortet er nicht.

6l. Update-Manager (Download)

Auf der Seite /update wird das Programm „Update-Manager“ zum Herunterladen angeboten. Die Seite selbst lädt nichts von GitHub nach und setzt keine Cookies. Erst ein Klick auf den Download-Knopf oder einen der Links zu GitHub (auch die Befehlszeile für Linux ruft raw.githubusercontent.com auf) öffnet eine Verbindung zu GitHub (GitHub, Inc., USA, ein Unternehmen der Microsoft Corporation); dabei verarbeitet GitHub nach eigenen Angaben die IP-Adresse und technische Verbindungsdaten (Datenschutzerklärung von GitHub (öffnet in neuem Fenster)). Rechtsgrundlage für die Bereitstellung des Links ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, die Software auf einem verbreiteten Weg verteilen zu können); die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, soweit GitHub zertifiziert ist, sonst auf EU-Standardvertragsklauseln. Das Programm selbst wird lokal ausgeführt; MelucioLabs erhält daraus keine Daten. Das Programmfenster fragt höchstens einmal am Tag bei GitHub (api.github.com) an, ob eine neuere Fassung vorliegt; dabei sieht GitHub die IP-Adresse des Rechners und die Programmversion. Die Abfrage lässt sich in der Konfiguration abschalten (selbstUpdate.pruefen), eine Fassung wird nur auf ausdrücklichen Klick geladen und nur nach erfolgreicher Prüfsummenprüfung gestartet.

7. E-Mail-Versand

E-Mails (z. B. Empfangsbestätigungen, Antworten auf Anfragen, Terminbestätigungen) werden über das eigene Postfach bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland verschickt. Einzelne automatische Benachrichtigungen, Rundschreiben und der Ausweichweg bei einer Störung laufen über den Dienst Resend (Resend, Inc., USA). Dabei werden die E-Mail-Adresse und der Nachrichteninhalt verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Mit beiden Anbietern besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Resend ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO), ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln.

8. Cookies und Speicher im Browser

Diese Website setzt keine Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Cookies von Drittanbietern zu Marketingzwecken. Auf das Endgerät wird nur zugegriffen, wo es für einen ausdrücklich genutzten Dienst oder dessen Schutz unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): die Sicherheitsprüfungen von Cloudflare (Abschnitte 3 und 4), die Sitzungs-Cookies von Terminbuchung und Kundenportal sowie die Cookies des Videoraums (Abschnitte 6b, 6c und 6g) sowie Angaben, die im Speicher des Browsers bleiben und das Gerät nicht verlassen: selbst gewählte Anzeige-Einstellungen wie Hell/Dunkel, Schriftgröße oder Kontrast, die im Preisrechner gemerkten Bausteine und aufgeklappten Abschnitte, der laufende Chatverlauf, die Sitzungskennung des Chats und der in der KI-Demo gewählte Lesestand für Menelaus (alle drei nur bis zum Schließen des Tabs) und die Übergabe einer Chat-Anfrage an das Kontaktformular. Im Kundenportal bleibt außerdem die Kennung des zuletzt auf diesem Gerät benutzten oder eingerichteten Passkeys im Speicher des Browsers, damit dort die Anmeldung per Passkey zuerst erscheint und der Browser diesen Passkey ohne Kontoauswahl anbietet. Die Kennung ist ein Zufallswert, der dem Konto zugeordnet ist (Abschnitt 6c). Sie wird nur beim Anmelden an den Browser übergeben; an das Kundenportal geht dabei nichts, was bei einer Anmeldung per Passkey nicht ohnehin übermittelt wird. Sie bleibt nach dem Abmelden erhalten, wird entfernt, sobald eine Anmeldung damit scheitert, und lässt sich über „Passkey-Anmeldung auf diesem Gerät vergessen“ in den Konto-Einstellungen jederzeit löschen. Alles davon lässt sich über die Browsereinstellungen löschen. Die Reichweitenmessung (Abschnitt 5) greift nicht auf das Endgerät zu. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

9. Schriftarten

Schriftarten werden lokal vom Server dieser Website geladen. Eine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Schrift-Anbietern findet nicht statt.

10. Verschlüsselung

Die Website wird ausschließlich verschlüsselt über HTTPS/TLS ausgeliefert.

11. Rechte der betroffenen Personen

Es besteht das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung lässt sich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Anfragen hierzu können an kontakt@meluciolabs.de gerichtet werden.

12. Beschwerderecht

Es besteht das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren. Zuständig ist u. a. die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg.